Dostępny skan pisma z podpisem — jak pogodzić podpis z WCAG

Zarządzenie, uchwała, ogłoszenie, odpowiedź na wniosek: pismo powstaje w Wordzie, potem ktoś je drukuje, podpisuje odręcznie, a sekretariat skanuje i publikuje w BIP albo na stronie. Wygląda dobrze, ale dla osoby, która korzysta z czytnika ekranu, taki PDF to jeden duży obraz. Czytnik milczy albo mówi „obraz”. Nie działa też wyszukiwanie ani kopiowanie tekstu.

Ten poradnik pokazuje, jak zrobić z takiego pisma PDF, w którym widać skan z podpisem i pieczątką, a czytnik ekranu czyta prawdziwy tekst — z nagłówkami, listami i tabelami.

Co mówi ustawa

Ustawa o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych dotyczy m.in. urzędów, szkół, publicznych uczelni i innych jednostek sektora finansów publicznych (art. 2). Obejmuje nie tylko samą stronę, ale też jej elementy, w tym pliki (art. 4 i 5) — więc także PDF-y w BIP. Wymagania to kryteria WCAG 2.1 na poziomie AA, wypisane w załączniku do ustawy. Za spełnione uznaje się je przy zgodności z normą EN 301 549, która ma osobny rozdział o dokumentach.

Ustawa wyłącza kilka rodzajów treści (art. 3 ust. 2), m.in. dokumenty opublikowane przed 23 września 2018 r., chyba że są potrzebne do bieżących zadań, oraz treści, których podmiot nie wytworzył, nie sfinansował ani nie nabył. Każdy może jednak zażądać dostępnej wersji także takiego dokumentu, a podmiot ma na to 7 dni, w wyjątkowych sytuacjach do dwóch miesięcy (art. 18).

Czy skan w ogóle trzeba publikować?

Zacznij od tego pytania, bo często najprostsze rozwiązanie jest pod ręką. Serwis dostępności cyfrowej na gov.pl pisze wprost: „Podmioty publiczne nie mają prawnego obowiązku publikowania skanów” (Treści dostępne cyfrowo). Obowiązkowa jest dostępność treści, a nie odręczny podpis czy pieczątka na stronie.

Jeśli więc możesz opublikować sam PDF z tekstem (zapisany z Worda z tagami), a podpisany oryginał zostawić w dokumentacji, to jest to najprostsza droga. Gdy pismo podpisujesz elektronicznie, np. podpisem kwalifikowanym albo zaufanym, skanowanie zwykle w ogóle odpada: podpisujesz od razu dostępny PDF.

Bywa jednak, że skan z podpisem ma się pojawić na stronie — taka jest praktyka urzędu, tego oczekują czytelnicy albo wewnętrzne zasady. Wtedy czytaj dalej.

Dlaczego OCR to za mało

Pierwszy odruch to rozpoznawanie tekstu (OCR). Pomaga, ale zwykle nie wystarcza:

• OCR zgaduje tekst z obrazu, więc może mylić polskie znaki i cyfry w kwotach czy datach — zwłaszcza na słabszym skanie albo tam, gdzie pieczątka lub podpis zachodzą na tekst,
• rozpoznany tekst nie ma struktury: nagłówki, listy i tabele stają się zwykłymi linijkami, a z tej struktury korzystają czytniki ekranu,
• poprawianie wyniku OCR i nadawanie mu struktury ręcznie bywa pracochłonne, przy dłuższym piśmie często bardziej niż przygotowanie dostępnego PDF-u z oryginału.

Serwis dostępności cyfrowej na gov.pl w odpowiedziach na pytania podmiotów publicznych też zwraca uwagę, że sam tekst z programu do OCR nie wystarcza i trzeba go jeszcze uporządkować (najczęściej zadawane pytania).

Pomysł: tekst z oryginału, wygląd ze skanu

Pismo prawie zawsze ma oryginał w Wordzie albo LibreOffice — od niego zaczęło się drukowanie. Zapisany jako PDF z tagami ma prawdziwy tekst, a jeśli był dobrze przygotowany, także strukturę: nagłówki, listy, tabele. Brakuje w nim tylko tego, co widać na skanie: odręcznego podpisu i pieczątki.

Wystarczy więc połączyć oba pliki:

• na wierzchu widać skan, czyli pismo dokładnie takie, jakie zostało podpisane,
• pod spodem jest tekst z oryginalnego PDF-u, razem z tagami: nagłówkami, listami, tabelami, tytułem i językiem dokumentu,
• skan jest oznaczony jako element dekoracyjny (artefakt), więc czytnik ekranu go pomija i czyta tekst,
• na końcu tekstu dochodzi krótka, niewidoczna informacja o podpisie, np. „Dokument podpisany odręcznie przez Jana Kowalskiego, dyrektora szkoły”.

Tak działa narzędzie Dostępny skan pisma w PizuPDF. Działa w przeglądarce, a pliki nie opuszczają Twojego komputera — to ważne przy pismach z danymi osobowymi.

Krok po kroku

1. Zapisz oryginał jako PDF z tagami. W Wordzie: Plik → Zapisz jako → PDF → Opcje → zaznacz „Tagi struktury dokumentu dla ułatwień dostępu”. W LibreOffice: Plik → Eksportuj jako PDF → zaznacz „Uniwersalna dostępność (PDF/UA)”. Przy okazji wpisz tytuł dokumentu we właściwościach pliku — czytnik ekranu podaje go jako pierwszy.
2. Zeskanuj podpisane pismo. Wystarczy PDF ze skanera albo zdjęcia stron (JPG, PNG). Zdjęcie z telefonu zrób prosto nad kartką i przytnij do samej kartki, np. narzędziem Kadruj i zmień rozmiar — dopasowanie poprawia tylko niewielkie przesunięcie, przekrzywienie (do 3°) i różnicę wielkości (do 10%). Strony skanu muszą odpowiadać stronom oryginału.
3. Otwórz Dostępny skan pisma i wczytaj oba pliki: najpierw PDF z tekstem, potem skan. Narzędzie od razu ostrzeże, jeśli PDF nie ma tagów, języka albo tytułu.
4. Sprawdź dopasowanie. Narzędzie samo ustawia skan na tekście: przesuwa go, skaluje i prostuje. W podglądzie tekst oryginału jest czerwony, a skan szary — tam, gdzie się pokrywają, litery wychodzą czarne. Przy każdej stronie widzisz zgodność skanu z tekstem. Gdy jest niska, popraw dopasowanie ręcznie albo sprawdź, czy to na pewno ta sama strona.
5. Wpisz informację o podpisie i ustaw język. Word często zostawia w PDF-ie język angielski — narzędzie zaproponuje polski.
6. Kliknij „Utwórz dostępny PDF” i zapisz plik — dostanie dopisek -dostepny.pdf.
7. Sprawdź wynik przed publikacją: przeczytaj go czytnikiem ekranu (np. NVDA) i sprawdź walidatorem, np. PAC albo veraPDF. Walidator ocenia też sam oryginał: uwagi, które pokaże dla PDF-u z Worda, zobaczysz również przed połączeniem ze skanem — to nie skutek skanu. Plik z LibreOffice z opcją PDF/UA po połączeniu przeszedł u nas kontrolę veraPDF tak samo jak przed nim.

Na co uważać

• Narzędzie zachowuje strukturę oryginału, ale nie naprawia jego błędów. Jeśli w Wordzie nagłówki są zrobione pogrubieniem zamiast stylów „Nagłówek 1, 2…”, a tabela nie ma wiersza nagłówka, narzędzie tego nie poprawi. Warto przed zapisem uruchomić w Wordzie Recenzja → Sprawdź ułatwienia dostępu.
• Liczy się też czytelność skanu. Osoba słabowidząca patrzy na obraz, nie na tagi, więc skan powinien być wyraźny i kontrastowy — najlepiej czarno na białym, bez cieni. Skan pozostaje przy tym obrazem tekstu: nie da się w nim zmienić kroju ani odstępów liter, o czym mówi kryterium WCAG 1.4.5 „Obrazy tekstu”. Dlatego skan z podpisem publikuj tam, gdzie widoczny podpis naprawdę jest potrzebny, a w pozostałych przypadkach sam dostępny PDF.
• Walidator to nie wszystko. Sprawdza tylko to, co da się sprawdzić automatycznie. Kolejność czytania, nagłówki i tabele obejrzyj sam, a o zgodności z WCAG 2.1 nie przesądza sam wynik walidatora.
• Skan z rozpoznanym już tekstem (wiele skanerów robi OCR automatycznie) dałby czytnikowi ekranu tekst dwa razy. Narzędzie ostrzega przed takim plikiem — zeskanuj pismo bez OCR albo zapisz skan jako obraz.
• Ta sama liczba stron. Każda strona skanu trafia na odpowiadającą jej stronę oryginału.

Gdy nie masz oryginału

Jeśli pisma w wersji edytowalnej nie ma (przyszło z zewnątrz, jest stare), zostaje rozpoznawanie tekstu. Narzędzie OCR PDF doda do skanu warstwę tekstu, dzięki której zadziała wyszukiwanie i kopiowanie. Dla pełnej dostępności trzeba jednak potem sprawdzić tekst i nadać mu strukturę, więc gdy tylko się da, poproś autora pisma o plik z Worda.