Faktura z KSeF w PDF — jak otworzyć i wydrukować plik XML

Od 2026 roku faktury między firmami coraz częściej nie są już PDF-ami, tylko plikami XML z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Program księgowy pokaże je bez problemu, ale gdy taki plik przyjdzie mailem, trafi do Ciebie od księgowej albo pobierzesz go z KSeF, po otwarciu zobaczysz ścianę znaczników zamiast faktury.

Ten poradnik pokazuje, jak zamienić e-fakturę XML na czytelny PDF: do przeczytania, wydruku, przekazania dalej albo do archiwum.

Skąd się biorą faktury XML

KSeF wchodzi etapami w 2026 roku. Od 1 lutego wystawiają w nim faktury największe firmy (ze sprzedażą powyżej 200 mln zł z VAT w 2024 roku). Fakturę wystawioną w KSeF odbiera się przez KSeF, więc od tego dnia dotyczy to każdego, kto kupuje od takiej firmy. Od 1 kwietnia faktury w KSeF wystawiają pozostali przedsiębiorcy, także zwolnieni z VAT.

Do końca 2026 roku firma może jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeśli w danym miesiącu łączna kwota tych faktur (z VAT) nie przekracza 10 tys. zł — faktur dla konsumentów się nie wlicza. Prawo to przepada od faktury, która przekroczy limit: ją i wszystkie następne wystawia się już w KSeF. Kary za niestosowanie KSeF obowiązują od 1 stycznia 2027 roku. Tak mówi ustawa o VAT (art. 106ga, 145l, 145m i 106ni), a praktyczne wyjaśnienia znajdziesz w serwisie Ministerstwa Finansów ksef.podatki.gov.pl.

Faktura w KSeF to plik XML w ustalonej strukturze — obecnie FA(3). Taki plik:

• pobierzesz z KSeF, np. w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie do faktur,
• dostaniesz od kontrahenta, który wysyła fakturę także mailem,
• znajdziesz w paczce od biura rachunkowego.

Jak zamienić XML na PDF krok po kroku

1. Otwórz narzędzie Faktura XML na PDF w PizuPDF.
2. Wczytaj plik XML faktury. Narzędzie od razu pokaże jej numer, sprzedawcę, nabywcę i kwotę — po tym poznasz, że to właściwy plik.
3. Jeśli masz numer KSeF faktury, wpisz go. Numeru nie ma w samym pliku XML, bo system nadaje go dopiero po przyjęciu faktury. Znajdziesz go zwykle w nazwie pobranego pliku, w UPO albo w aplikacji, z której pobrałeś fakturę. Narzędzie sprawdzi jego sumę kontrolną i to, czy zgadza się z NIP-em sprzedawcy.
4. Utwórz PDF, obejrzyj go w podglądzie i zapisz.

Układ faktury pochodzi z otwartej biblioteki Ministerstwa Finansów do tworzenia wizualizacji e-faktur.

Numer KSeF i kod QR — kiedy są potrzebne

To najważniejsza część, jeśli PDF ma trafić do kogoś innego.

Fakturę z KSeF, którą udostępniasz albo której używasz poza systemem — np. wysyłasz jako PDF w mailu — trzeba oznaczyć kodem, który pozwala ją znaleźć w KSeF i sprawdzić jej dane (art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT). Ten obowiązek ma nie tylko wystawca, ale każdy, kto używa faktury poza KSeF (ust. 5a), więc także nabywca czy biuro rachunkowe. Według zasad Ministerstwa Finansów to kod QR z numerem KSeF: odbiorca skanuje go telefonem i sprawdza, czy faktura jest w systemie.

• Z numerem KSeF PDF dostaje numer i kod QR. Kod działa dla niezmienionego pliku XML pobranego z KSeF, bo powstaje m.in. ze skrótu (SHA-256) tego pliku.
• Bez numeru KSeF PDF ma znak wodny „Podgląd”. Nadaje się do przeczytania, wydruku i archiwum, ale nie zastępuje faktury.
• Faktury wystawione w trybie offline (np. offline24, gdy nie ma połączenia z KSeF), jeszcze bez numeru KSeF, mają na wizualizacji dwa kody QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT” — drugi potwierdza wystawcę i wymaga jego certyfikatu z KSeF (art. 106nda). Tego narzędzie nie robi: taki PDF przygotuje program, w którym faktura powstała. Po przesłaniu faktury do KSeF i nadaniu numeru wystarczy już jeden kod, z numerem KSeF.

UPO, czyli potwierdzenie odbioru

Tak samo zamienisz na PDF UPO — urzędowe poświadczenie odbioru, które KSeF wydaje dla przyjętych faktur, dla całej sesji albo dla jednej faktury. PDF z UPO ma numer sesji, dane wysyłającego i listę faktur z numerami KSeF, datami i skrótami plików. Czytelną kopię łatwiej odłożyć do archiwum albo pokazać komuś, kto nie ma dostępu do KSeF.

Jakie pliki obsługuje narzędzie

• e-faktury w strukturach FA(3), FA(2) i FA(1),
• faktury VAT RR (FA_RR),
• faktury PEF (zamówienia publiczne),
• UPO z KSeF w wersjach schematu 4-2 i 4-3.

Kod QR z numerem KSeF działa na razie dla faktur FA(1)–FA(3).

Dlaczego w przeglądarce, a nie w serwisie online

Faktura to dane Twojej firmy i kontrahentów: NIP-y, adresy, kwoty, numery kont. Wiele konwerterów online wysyła plik na swój serwer i dopiero tam robi PDF. Tutaj PDF powstaje w Twojej przeglądarce — plik XML nie trafia nigdzie, a kod QR liczy Twój komputer. Możesz to sprawdzić sam w narzędziach przeglądarki.